Samenstellingsverklaring ondergewaardeerd?!

Er is veel te doen over de samenstellingsverklaring. Sommigen beweren dat de samenstellingsverklaring nutteloos en onduidelijk is en dat deze geen enkele zekerheid geeft. Anderen zijn van mening dat de samenstellingsverklaring wel degelijk waarde heeft voor de gebruikers van jaarrekeningen. Wat mij betreft hoog tijd om eens de achtergronden van de samenstellingsverklaring onder de loep te nemen en vast te stellen wat nu toch de waarde is van de samenstellingsverklaring.

Theoretische achtergrond
Op alle opdrachten van accountants zijn de zogeheten controlestandaarden van toepassing. De controlestandaarden worden grofweg onderverdeeld in opdrachten waarbij zekerheid wordt verstrekt en opdrachten die verwant zijn aan assurance opdrachten waarbij geen zekerheid wordt verstrekt. Een opdracht voor het samenstellen van financiële informatie wordt gerekend tot opdracht waarbij geen zekerheid wordt verstrekt. In de samenstellingsverklaring wordt dit weergegeven met de tekst: “Op basis van de ons verstrekte gegevens hebben wij de jaarrekening samengesteld onder toepassing van de grondslagen voor financiële verslaggeving zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 van het in Nederland geldende Burgerlijk Wetboek (BW).”.

Voor de accountant is het doel van een samenstellingspdracht dat hij of zij de financiële informatie van een cliënt verzamelt, verwerkt, rubriceert en samenvat tot een financieel overzicht. Bijvoorbeeld een jaarrekening die voldoet aan de verslaggevingseisen (doorgaans Titel 9 Boek 2 BW en Richtlijnen voor Jaarverslaggeving). Ook al verstrekt de accountant geen zekerheid, kunnen de gebruikers van de jaarrekening wel enige toegevoegde waarde ontlenen aan de betrokkenheid van de accountant. Immers hij of zij is deskundig en een specialist op verslaggevingsgebied. Ook is de accountant op basis van de verordening gedragscode verplicht om dergelijke werkzaamheden te verrichten met professionele deskundigheid, zorgvuldigheid, integriteit en objectiviteit.

Bij het samenstellen van een jaarrekening moet de accountant een globaal beeld krijgen van de activiteiten van de onderneming of organisatie waarover wordt gerapporteerd. Immers de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling dienen hierop aan te sluiten. Ook het verslaggevingsmodel dient aan te sluiten op de activiteiten. Op basis hiervan wordt de financiële verslaggeving inzichtelijk gemaakt voor de gebruiker van de jaarrekening. De accountant moet dus vaststellen of de gebruikte grondslagen gebruikelijk zijn en bijdragen aan een passende jaarrekening, gegeven de onderneming.

De accountant hoeft geen controlewerkzaamheden uit te voeren. Ook hoeft hij de interne organisatie niet te beoordelen of te controleren. Als de accountant echter constateert dat hij onjuiste, onvolledige of onbevredigende informatie ontvangt, dan moet hij juist wel nader onderzoek plegen door bij de leiding van de onderneming of organisatie inlichtingen in te winnen om de betrouwbaarheid en volledigheid van informatie vast te stellen. Ook zal hij dan eventueel interne beheersingsmaatregelen moeten beoordelen of toetsen en moeten wellicht verificatewerkzaamheden worden verricht. Als de accountant dan nog steeds geen bevredigende antwoorden heeft, dan moet deze overwegen om de opdracht terug te geven.

Wat verder nog een rol speelt is de vaststelling door de accountant of de jaarrekening of de opzet ervan toereikend is en of de jaarrekening vrij van afwijkingen van materieel belang lijkt te zijn. Hierbij ligt de aandacht vooral op de juiste hantering van grondslagen en eventuele onvolledige of onjuiste toepassing of vermelding ervan. Als de accountant afwijkingen van materieel belang constateert, dan moet deze overleggen met de cliënt inzake de noodzakelijke aanpassingen. Als de aanpassingen niet worden aangebracht en het financieel overzicht c.q. de jaarrekening niet wordt aangepast en daardoor als misleidend kan worden aangemerkt, dan moet de accountant zijn opdracht teruggeven.

En dus toch enige zekerheid?
Op basis van bovenstaande dus in elk geval de zekerheid dat de jaarrekening voldoet aan de van toepassing zijnde wetgeving en jaarverslaggevingsrichtlijnen en dat de gebruikte waarderings- en resultaatbepalingsgrondslagen gebruikelijk zijn. En bovendien, ook al hoeft de accountant geen controlewerkzaamheden uit te voeren, hij moet zich er wel van overtuigen dat hij juiste, volledige en bevredigende informatie ontvangt. In de praktijk worden daarom wel degelijk werkzaamheden verricht om vast te stellen dat dit ook zo is.

Naar mijn mening zou het verklaringenstelsel dan ook moeten worden aangepast. De samenstellingsverklaring geeft op basis van bovenstaande een lage mate van zekerheid. In die zin ligt het voor de hand om bij de soorten accountantsverklaringen het volgende model te hanteren:

  • samenstellingsverklaring = lage mate van zekerheid (toets op opzet van interne beheersing)
  • beoordelingsverklaring = gemiddelde mate van zekerheid (toets op opzet en bestaan interne beheersing)
  • controleverklaring = hoge mate van zekerheid (>= 95,4%, toets op opzet, bestaan en werking interne beheersing)

Uiteraard mogen samenstellingsverklaringen dan uitsluitend door accountants (zowel AA’s als RA’s) worden afgegeven.

Tijd voor fraude!

In deze roerige tijden van banenverlies, teruglopende koopkracht, dubbele lasten vanwege een onverkoopbaar geworden huis, is de kans dat mensen op zoek gaan naar geld groter dan in een situatie van hoogconjunctuur. In veel middelgrote en kleine organisaties is functiescheiding beperkt mogelijk. Er wordt in MKB omgevingen vooral op medewerkers vertrouwd, met soms alle gevolgen van dien. Bij grote ondernemingen geeft de omvang op zich vaak al mogelijkheden. Fraudeurs zijn vaak creatief. In dit korte artikel zijn een aantal tips opgenomen om het risico van fraude te beperken.

Betalingsverkeer en administratie goed organiseren

Als de controller of administratief medewerkers alle toegang hebben tot de financiële systemen en ook nog betalingen kunnen verrichten, is het eenvoudig om ongeautoriseerd geld aan de onderneming te onttrekken, zonder dat de onderneming een tegenprestatie ontvangt. Het risico bestaat dat tijdelijk de bankgegevens van een leverancier in het crediteurenbestand wordt gewijzigd. Vervolgens is het mogelijk om een fictieve of vervalste factuur zelf in te boeken, te betalen aan een andere bankrekening dan die van de leverancier en vervolgens het terugzetten van de oorspronkelijk gegevens in het crediteurenbestand.

En dus wat te doen? De volgende maatregelen helpen in elk geval:

  • Zorg ervoor dat wijzigingen in de stambestanden worden vastgelegd in de logging van de software. Zo kan altijd achteraf worden vastgesteld wie veranderingen heeft aangebracht. Hiervoor geldt overigens wel als randvoorwaarde dat medewerkers inlognamen en passwords echt niet van elkaar kennen. Anders valt immers niet aan te tonen wie nu werkelijk de wijzigingen heeft aangebracht.
  • Breng minimaal scheiding aan tussen degene die betalingen kan klaarzetten voor betaling en degene die daadwerkelijk de betalingen verricht. De laatste controleert (steekproefsgewijs) aan de hand van de originele facturen of het bankrekeningnummer en het bedrag overeenstemt met de klaargezette betalingen.
  • Analyseer medewerkers op veranderd gedrag. Fraudeurs vallen nog wel eens door de mand door ineens hun bestedingspatronen aan te passen en dat af te doen alsof ze een loterij hebben gewonnen.
  • Staat er een sticker op de inkoopfactuur dat het bankrekeningnummer is gewijzigd? Controleer dat dan aan de hand van informatie in de kamer van koophandel of pleeg een telefoontje ter bevestiging.
  • Creditnota’s onterecht verantwoorden is ook een mogelijkheid om middelen aan de onderneming te onttrekken, dus wees daar alert op.
  • Een saldobevestiging opvragen bij crediteuren inzake recente leveringen vanuit de verkoopstatistiek van de leverancier en die vergelijken met de eigen administratie.
  • Leg betalingsbevoegdheden bij de bank goed vast. Laat altijd een 4-ogen principe toepassen (minimaal 2 personen die betrokken zijn bij het verrichten van betalingen).

Leiderschap

Wat uiteraard ook helpt, is een leiderschapstijl en een cultuur dat voorkomt dat fraude wordt gepleegd. Immers als managers voorbeeld gedrag vertonen en ook integer handelen, is de kans op fraude kleiner, zo blijkt uit onderzoek. Het stimuleren van ethisch gedrag en het aantrekken van medewerkers die voldoen aan normen en waarden die daar bij passen, voorkomt fraude en schandalen. Immers dergelijke medewerkers willen niet eens werken bij ondernemingen waar fraude heeft plaatsgevonden.

En om dat te benadrukken is het natuurlijk ook mogelijk om in de arbeidsvoorwaarden of directierichtlijnen te vermelden wat de sancties zijn op interne criminaliteit, waaronder fraude. Al vind ik deze maatregel persoonlijk wat negatief. Het veronderstelt per definitie negatief gedrag van mensen. Bij positief gedrag vanuit waarden, zal fraude minder voorkomen.

Bezuinigen op controle?

In tijden van bezuinigen ligt het voor de hand om vooral te snijden in overhead en in stafafdelingen. De bezettingen van interne controle afdelingen, maar ook de budgetten voor externe deskundigen als accountants staan onder druk. Terwijl goed functionerende interne controle afdelingen en externe accountants in staat zijn om risico’s te signaleren op fraudegebied. Een goede controle heeft ook altijd aandacht voor frauderisico’s. Met andere woorden, bezuinigen in deze tijd moet, maar besteed wel voldoende om frauderisico’s te voorkomen. Zeker als de organisatie is veranderd en aangepast is het goed om vast te stellen of er geen ongewenste functievermengingen bestaan, of dat medewerkers toegang hebben gekregen tot bestanden die niet noozakelijk zijn voor hun (eventueel aangepaste) functie.

En als aanvullende tip: zorg ervoor dat er voldoende oogtoezicht is vanuit lijnmanagement op de werkvloer. En als het dan toch een keer voorkomt: daadkrachtig optreden in overeenstemming met de ethische waarden verkleint de kans op herhaling.

En tot slot, resultaatafhankelijke bonussen of sterk financiële prestatieprikkels zorgen er per definitie voor dat er de tendens is om resultaten of te behalen resultaten zo hoog mogelijk worden verantwoord.

 

Samenstellen en controleren van jaarrekeningen; kan dat?

Sinds de affaires rondom Enron, Parmalat, US Foodservice en een aantal andere zaken is de regelgeving voor de dienstverlening door registeraccountants van steeds meer regels voorzien. Een van de onderwerpen in dat kader is de onafhankelijkheid van de controlerend accountant en de mate waarin de controlerend huisaccountant aanvullende diensten kan of mag verrichten. Die aanvullende diensten of adviezen mogen er niet toe leiden dat de controlerend accountant zijn eigen diensten of adviezen controleert. Dit is namelijk een ernstige bedreiging voor de onafhankelijkheid bij de totstandkoming van het oordeel in de controleverklaring. En bovendien als een accountantsorganisatie de jaarrekening samenstelt en controleert dan zou de schijn kunnen worden gewekt dat sprake is van de schijn van zelftoetsing.

Nu is het over het algemeen zo dat niet alle MKB ondernemingen een medewerker of de kennis in huis hebben, die zelfstandig een jaarrekening kan samenstellen. In het algemeen verwachten MKB ondernemers of kleinere organisaties ook bij accountantskantoren one-stop shopping. Ofwel, het liefst heeft men een organisatie waar alle financiële dienstverlening, waaronder accountancy, fiscaliteit en aanverwante diensten worden ingekocht. Met andere woorden, een deel van de markt vraagt om de combinatie van het samenstellen en controleren van jaarrekeningen. De vraag vanuit de markt kan worden gesteld in hoeverre het samenstellen en controleren van jaarrekeningen mogelijk is binnen de regelgeving die voor accountants en accountantsorganisaties gelden?

De controlestandaarden die gelden voor accountants maken onderscheid tussen het verstrekken van zekerheid en diensten die niet leiden tot het verstrekken van zekerheid, waaronder de samenstelopdrachten. Nadere voorschriften voor onafhankelijkheid geven het onderscheid weer tussen het traject van salidbalans tot jaarrekening, administratieve dienstverlening en het samenstellen van een jaarrekening. Al met al wat verwarrend, aangezien de drie genoemde activiteiten sterk verwant zijn aan het komen tot een jaarrekening. Sommige accountants duiden ook op het opstellen van de jaarrekening, waarmee wordt bedoeld het op basis van de door de klant uitgewerkte kolommenbalans verwerken tot een jaarrekening, zonder dat cijfermatige aanpassingen worden doorgevoerd. Eigenlijk een aanvullende service. Dit opstellen van de jaarrekening is niet als zodanig opgenomen in de regelgeving voor accountants. Dit moet altijd worden gezien als het samenstellen van de jaarrekening. Immers een accountant wordt ook dan ingeschakeld vanwege zijn deskundigheid op het gebied van externe verslaggeving.

De meest duidelijke vorm is dat de klant vraagt om het samenstellen van de jaarrekening op basis van de intern opgeleverde cijfers en onderliggende dossiers. Wellicht is de expertise in huis bij de klant of misschien ook niet. Op zich niet zo relevant. Als de klant zelf de verantwoordelijkheid draagt voor de cijfers en ook voldoende kennis heeft om de cijfers te begrijpen, houdt mijn inziens niets tegen om de controlerend accountant c.q. de accountantsorganisatie de jaarrekening te laten samenstellen. De controlerend accountant stelt naar mijn idee vast of er een bedreiging bestaat voor zijn onafhankelijkheid, het risico van zelfcontrole, het risico van het maken van fouten.

Het wordt lastiger als de gecontroleerde onvoldoende kennis heeft van de cijfers en de controlerend accountant materiële correcties heeft geconstateerd tijdens zijn controlewerkzaamheden. In dat geval lijkt het mij voor de hand liggen dat de accountantsorganisatie maatregelen treft dat het controleteam gescheiden is van de medewerkers die betrokken zijn bij het samenstellen van de jaarrekening. In dat geval heeft de accountantsorganisatie de schijn van onafhankelijkheid tegen. Echter als de accountantsorganisatie zelf aantoont dat zij voldoende maatregelen heeft genomen om zelfcontrole te voorkomen, is er geen belemmering om zowel een jaarrekening samen te stellen als te controleren.

De criteria die naar mijn mening moeten worden beoordeeld door de controlerend accountant zijn:

  • vaststellen in hoeverre de cliënt in staat is cijfers te interpreteren en daar de verantwoordelijkheid voor te dragen;
  • de bereidheid van cliënten om (materiële) correcties door te voeren;
  • de complexiteit van de onderneming en de bijbehorende externe verslaggeving;
  • het wegnemen van de bedreiging van zelfcontrole.

Uiteraard zou het scheiden van het controleren van de jaarrekening en het samenstellen er van leiden tot hogere administratieve lasten voor de MKB-onderneming. Immers als 2 accountantsorganisaties worden ingeschakeld, maken die geen gebruik van elkaars dossiers en kennis. Dit betekent meer kosten voor de ondeneming en meer inspanningen om 2 accountantsorganisaties te voorzien van informatie.

Mijn conclusie is dan ook dat samenstellen en controleren van de jaarrekening onder de genoemde voorwaarden in het MKB zeker mogelijk is. De controlerend accountant moet zelf oordelen of dat in de desbetreffende situatie mogelijk is en zelfcontrole wordt voorkomen. Voorop staat dat de kwaliteit van het werk van de accountant, of dit nu de accountant die de jaarrekening samenstelt is of de controlerend accountant.

Fondsenwerving transparant, een update

Vanaf 2012 méér eisen aan transparantie en fondsenbestuurders.

Vanaf volgend jaar moeten fondsenwervende instellingen voldoen aan strengere en uitgebreide regels voor wat betreft hun financiële verslaglegging. Een administratieve uitdaging met consequenties voor bestuurders, maar ook een proactief antwoord op de toenemende kritiek op ‘goede doelen’.

De belangrijkste wijziging is wellicht de verplichting om jaarlijks een balans van baten en lasten op te maken en deze, ondertekend door alle bestuurders, tijdig te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Bestuurdersaansprakelijkheid
Fondsenwervende instellingen die transparant willen zijn moeten overwegen de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 650 “Fondsenwervende Instellingen” toe te passen en ook conform deze Richtlijn te publiceren. Het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) stelt RJ 650 zelfs verplicht om het CBF keurmerk te mogen gebruiken. Ook deze richtlijn zal binnenkort worden vernieuwd.
http://CT-Fondsenwerving-63317-bit.ly/kzM4L2
Hebt u interesse in het volledige artikel over de nieuwe eisen aan transparantie van bestuurders en voorkomen van witwassen? Neem dan contact met mij op via het contactformulier op deze site.

Meer weten?
Volg ook de LinkedIn groep Kenniscentrum Fondsenwervende Instellingen accon■avm door hier te klikken.

Succesvol acquireren

Op Sprout staat een aardig artikel over acquisitie. Ofwel in 6 stappen zou het mogelijk moeten zijn om meer klanten te werven. Dat klanten werven niet eenvoudig is en echt een vak is wordt naar mijn idee zwaar onderschat. Het is immers lastig om in te schatten waarom degene aan de andere kant van je tafel bepaalde keuze’s maakt. Is het de prijs, kwaliteit, toegevoegde waarde, aandacht of het product of de dienst? En hoe serieus is de koper? In welke fase van het koopproces zit deze persoon of organisatie? Oriënterend? Al besloten om te kiezen voor een andere leverancier? Wie zou hij of zij nog meer gevraagd hebben? Of nog mooier; is degene die aan de andere kant van de tafel zit wel de uiteindelijke beslisser? Kortom acquistie plegen is geen eenvoudige opgave. En als je de klant voor je hebt gewonnen, moet je natuurlijk je afspraken nakomen en ook uitstekende service verlenen.

Een paar dingen staan vast. Blijf altijd jezelf en authentiek. Zoek ook naar partijen waar je zelf bij past. Dat vergroot de kans op succes. Oprechte aandacht is het meest belangrijk. En leg het niet te dik er bovenop dat je graag zaken wlt doen. Dat zal de potentiële koper altijd al begrijpen. Deze vraagt zich steeds af waarom hij of zij nu juist voor jou moet kiezen. Met andere woorden wat maakt je uniek? Waarmee onderscheid je je van anderen? In het artikel van Sprout staan naar mijn idee aardige tips over acquisitie.

Klik hier voor het volledige artikel.

Een goede controle levert geld op!

Gebaseerd op artikel uit Wall Street Journal d.d. 13 januari 2011
Uit onderzoek in de Verenigde Staten is gebleken dat accountantscontrole geld oplevert. Zelfs kleine ondernemingen die niet wettelijk controleplichtig zijn merken dat hun financieringsaanvragen makkelijker gaan als hun financiële overzichten zijn gecontroleerd of als een registeraccountant betrokken is geweest bij het opstellen van dergelijke overzichten. Ook krijgen gecontroleerden betere financieringscondities. Dit sluit min of meer wel aan bij de Basel regulering die van toepassing is op banken. Uit het onderzoek door University of Chicago Booth School of Business blijkt dat de rentelasten gemiddeld per lening lager zijn dan bij leningen aanniet gecontroleerde ondernemingen. Het voordeel is berekend op USD 6.900 bij leningen tot USD 1,0 miljoen tot USD 23.000 bij leningen van USD 3,3 miljoen. Klik hier voor het betreffende artikel. In Europa zal zich hetzelfde effect gaan voordoen, na de invoering van Basel 3, zo verwacht ik.

Een goede controle levert echter meer op dan een lagere rente. Een registeraccountant die zijn vak goed uitoefent, is kritisch ten aanzien van de inrichting van de administratieve organisatie en de interne beheersingsmaatregelen die zijn cliënt heeft getroffen, of juist niet. Vanuit deze natuurlijk (positief) kritische houding komen adviezen voort. Aan het einde van de tussentijdse controle brengt een registeraccountant een management letter uit. Hierin worden de door de registeraccountant geconstateerde risico’s die de onderneming loopt weergegeven. Meestal volgen dan aanbevelingen om te komen tot een verbeterde interne organisatie. En dat levert dus behalve geld, nog meer op. Namelijk een efficiëntere of beter beheerste onderneming.

Ook hebben registeraccountants over het algemeen uitstekende kennis van ondernemingsfinanciering en hebben ze een goede ‘voelsprieten’ voor fiscale kansen en bedreigingen. Dus als de registeraccountant aandacht besteedt aan zijn cliënten, dan levert dat per definitie kansen op. En dus zouden ondernemingen juist hun financiële processen moeten laten controleren!

Kenmerken van een goede adviseur

Op www.businesscompleet.nl staat een aardig artikel over de kenmerken van een goede adviseur. Dit artikel geeft weer even wat input voor zelfreflectie en om je af te vragen of je daar zelf ook daadwerkelijk aan voldoet. Ik durf te stellen dat het nog steeds aardig goed zit (als je je niets verbeeld, ben je ook niets……). Voor het artikel zelf: http://www.businesscompleet.nl/kennisbank/kennisbank/Ondernemen/3303-9-kenmerken-van-een-goede-mkb-adviseur.html

Registeraccountant zijn is een ambachtelijk vak!

Als registeraccountant kijk je bij veel ondernemingen mee in de keuken. Het gaat daarbij vooral om de processen die leiden tot de totstandkoming van betrouwbare informatie. Daarbij is het belangrijk dat in de bedrijfsprocessen maatregelen zijn genomen die hiervoor zorgen en die van een zodanige kwaliteit zijn dat bijvoorbeeld de kans op fouten (bewust of onbewust) tot een minimum zijn beperkt. Dus: met goede ingrediënten, een goed kookboek en enthousiaste mensen worden topgerechten uitgeserveerd. Zo werkt het ook voor een registeraccountant alleen dan met een goede opleiding en goede controlemiddelen! Het wordt weleens vergeten dat het zijn van registeraccountant gewoon een ambacht is, net als dat van notaris, advocaat, kok, enzovoort. Het ligt om deze reden voor de hand dat registeraccountants betrouwbaar zijn, integer, objectief, onafhankelijk en steeds goed nadenken over het risico dat zij bij bepaalde typen van bedrijven en organisaties lopen.