In deze roerige tijden van banenverlies, teruglopende koopkracht, dubbele lasten vanwege een onverkoopbaar geworden huis, is de kans dat mensen op zoek gaan naar geld groter dan in een situatie van hoogconjunctuur. In veel middelgrote en kleine organisaties is functiescheiding beperkt mogelijk. Er wordt in MKB omgevingen vooral op medewerkers vertrouwd, met soms alle gevolgen van dien. Bij grote ondernemingen geeft de omvang op zich vaak al mogelijkheden. Fraudeurs zijn vaak creatief. In dit korte artikel zijn een aantal tips opgenomen om het risico van fraude te beperken.
Betalingsverkeer en administratie goed organiseren
Als de controller of administratief medewerkers alle toegang hebben tot de financiële systemen en ook nog betalingen kunnen verrichten, is het eenvoudig om ongeautoriseerd geld aan de onderneming te onttrekken, zonder dat de onderneming een tegenprestatie ontvangt. Het risico bestaat dat tijdelijk de bankgegevens van een leverancier in het crediteurenbestand wordt gewijzigd. Vervolgens is het mogelijk om een fictieve of vervalste factuur zelf in te boeken, te betalen aan een andere bankrekening dan die van de leverancier en vervolgens het terugzetten van de oorspronkelijk gegevens in het crediteurenbestand.
En dus wat te doen? De volgende maatregelen helpen in elk geval:
- Zorg ervoor dat wijzigingen in de stambestanden worden vastgelegd in de logging van de software. Zo kan altijd achteraf worden vastgesteld wie veranderingen heeft aangebracht. Hiervoor geldt overigens wel als randvoorwaarde dat medewerkers inlognamen en passwords echt niet van elkaar kennen. Anders valt immers niet aan te tonen wie nu werkelijk de wijzigingen heeft aangebracht.
- Breng minimaal scheiding aan tussen degene die betalingen kan klaarzetten voor betaling en degene die daadwerkelijk de betalingen verricht. De laatste controleert (steekproefsgewijs) aan de hand van de originele facturen of het bankrekeningnummer en het bedrag overeenstemt met de klaargezette betalingen.
- Analyseer medewerkers op veranderd gedrag. Fraudeurs vallen nog wel eens door de mand door ineens hun bestedingspatronen aan te passen en dat af te doen alsof ze een loterij hebben gewonnen.
- Staat er een sticker op de inkoopfactuur dat het bankrekeningnummer is gewijzigd? Controleer dat dan aan de hand van informatie in de kamer van koophandel of pleeg een telefoontje ter bevestiging.
- Creditnota’s onterecht verantwoorden is ook een mogelijkheid om middelen aan de onderneming te onttrekken, dus wees daar alert op.
- Een saldobevestiging opvragen bij crediteuren inzake recente leveringen vanuit de verkoopstatistiek van de leverancier en die vergelijken met de eigen administratie.
- Leg betalingsbevoegdheden bij de bank goed vast. Laat altijd een 4-ogen principe toepassen (minimaal 2 personen die betrokken zijn bij het verrichten van betalingen).
Leiderschap
Wat uiteraard ook helpt, is een leiderschapstijl en een cultuur dat voorkomt dat fraude wordt gepleegd. Immers als managers voorbeeld gedrag vertonen en ook integer handelen, is de kans op fraude kleiner, zo blijkt uit onderzoek. Het stimuleren van ethisch gedrag en het aantrekken van medewerkers die voldoen aan normen en waarden die daar bij passen, voorkomt fraude en schandalen. Immers dergelijke medewerkers willen niet eens werken bij ondernemingen waar fraude heeft plaatsgevonden.
En om dat te benadrukken is het natuurlijk ook mogelijk om in de arbeidsvoorwaarden of directierichtlijnen te vermelden wat de sancties zijn op interne criminaliteit, waaronder fraude. Al vind ik deze maatregel persoonlijk wat negatief. Het veronderstelt per definitie negatief gedrag van mensen. Bij positief gedrag vanuit waarden, zal fraude minder voorkomen.
Bezuinigen op controle?
In tijden van bezuinigen ligt het voor de hand om vooral te snijden in overhead en in stafafdelingen. De bezettingen van interne controle afdelingen, maar ook de budgetten voor externe deskundigen als accountants staan onder druk. Terwijl goed functionerende interne controle afdelingen en externe accountants in staat zijn om risico’s te signaleren op fraudegebied. Een goede controle heeft ook altijd aandacht voor frauderisico’s. Met andere woorden, bezuinigen in deze tijd moet, maar besteed wel voldoende om frauderisico’s te voorkomen. Zeker als de organisatie is veranderd en aangepast is het goed om vast te stellen of er geen ongewenste functievermengingen bestaan, of dat medewerkers toegang hebben gekregen tot bestanden die niet noozakelijk zijn voor hun (eventueel aangepaste) functie.
En als aanvullende tip: zorg ervoor dat er voldoende oogtoezicht is vanuit lijnmanagement op de werkvloer. En als het dan toch een keer voorkomt: daadkrachtig optreden in overeenstemming met de ethische waarden verkleint de kans op herhaling.
En tot slot, resultaatafhankelijke bonussen of sterk financiële prestatieprikkels zorgen er per definitie voor dat er de tendens is om resultaten of te behalen resultaten zo hoog mogelijk worden verantwoord.
