Categorie: Registeraccountant

Werken bij CROP!

Gisteren las ik de mail ‘Van de bestuurstafel CROP’ en ik was positief verrast. Het bestuur van CROP spreekt namelijk duidelijk haar zorg uit over de hoge werkdruk onder jonge accountants en verwijst naar het artikel in het FD. Het bestuur gaat hier verder op in en kondigt aan dat ze deze werkdruk wil verminderen en ervoor wil zorgen dat de professioneel kritische werkhouding gewaarborgd blijft en de kwaliteit van ons werk. Mooi dat zij als vertegenwoordigers van alle partners van CROP ingaan op deze actualiteit. Zij nemen zelf maatregelen om ervoor te zorgen dat de werkdruk wordt beteugeld en zij nodigt ons uit voor bijeenkomsten om mee te denken over hoe het binnen CROP beter en anders kan zodat de werkdruk beheersbaar wordt en blijft en als gezond wordt ervaren. Mijn ervaring is dat de balans tussen werk en privé bij CROP anders is dan bij de top 10 kantoren in Nederland.

Ook bij CROP ligt de werkdruk hoog, maar er is wel ruimte voor eigen inbreng en mogelijkheden om de ruimte te nemen die je wilt. Dit bericht van het bestuur toont aan dat werk wordt gemaakt van het behouden en aantrekken van mensen die graag hard willen werken, maar die ook ruimte hebben voor privé tijdsbestedingen en hun eigen ontwikkeling. Zelf heb ik van de partners de ruimte gekregen om nieuwe diensten te ontwikkelen en sectorspecialisatie neer te zetten.

De concurrentie in de accountancybranche om goede medewerkers is groot. CROP maakt graag het verschil. Soms lijkt CROP als werkgever ten opzichte van de top 10 kantoren – zeker ten opzichte van een Big4 kantoor – een minder aantrekkelijk alternatief. Maar de vraag is of dat terecht is. Neem daarom eens de moeite om ons beter te leren kennen. We zijn net zo professioneel of kritisch maar het grote verschil, zo weet ik uit eigen ervaring, is de menselijke maat. Aandacht voor persoonlijke ontwikkelingen en persoonlijke omstandigheden. Ga naar: www.werkenbijcrop.nl of bel mij op 06-256 44 321 voor een kennismaking!

NIEUWE EUROPESE REGELS VOOR BTW OP VOUCHERS

Door Sandor Kemper & Hans Boerkamp

Inleiding

Met ingang van 1 januari 2019 lijkt het er nu echt van te komen met alle gevolgen van dien: de nieuwe Europese regels voor de BTW op cadeaukaarten worden per die datum ingevoerd.

In deze blog gaan we in op gevolgen van deze nieuwe regels voor de BTW en laten we de discussie of een cadeaukaart een waardepapier is buiten beschouwing. In deze blog gebruiken we het begrip voucher, omdat de wetgever het begrip hanteert. Er kan ook cadeaukaart voor gelezen worden. Kort gezegd gaat het om (fysieke of digitale) betaalinstrumenten (documenten, bonnen, kaarten, etcetera) die recht geven op goederenleveringen of diensten én waarbij deze goederenleveringen of diensten en/of de identiteit van de potentiële leverancier(s) op de (bijbehorende documentatie bij de) voucher staan vermeld.

In de huidige praktijk worden vouchers veelal behandeld als waardepapieren, waardoor de verkoop hiervan is vrijgesteld van btw (en de btw op kosten voor het maken en aankopen van deze vouchers dus niet aftrekbaar zijn). Aangezien niet alle lidstaten dezelfde definitie en/of regels voor btw-heffing ten aanzien van vouchers kennen, kan onbedoeld sprake zijn van dubbele heffing of geen heffing. De nieuwe Europese regels voor de btw beogen een einde maken aan onduidelijkheden met betrekking tot btw bij gebruikmaking van vouchers.

De Europese wetgever maakt onderscheid tussen een Single Purpose Voucher (SPV) en een Multi Purpose Voucher (MPV). Afhankelijk van het soort voucher dient btw te worden aangegeven bij verkoop of bij inwisseling.

Single Purpose Voucher (SPV)

Bij een SPV heeft de consument recht op afname van goederen of diensten waarvan vooraf duidelijk is wat de aard van de goederen of dienst is en waarbij duidelijk is waar de levering of dienst wordt verricht, wat het toe te passen BTW tarief is en wie de leverancier is. Voorbeelden hiervan zijn cadeaukaarten als Spotify, Apple, Facebook. Deze cadeaukaarten worden door diverse partijen verkocht, waarbij op voorhand bekend is dat ze kunnen worden besteed op de websites van Spotify, de Apple Store en Facebook.

Multi Purpose Voucher (MPV)

Een MPV geeft de consument recht op afname van goederen of diensten waarbij op het moment van uitgifte nog niet duidelijk is welke goederen of diensten aan de consument worden geleverd en door welke leverancier. Voorbeelden hiervan zijn de fashioncheque en dinercheque. Alles wat niet voldoet aan het begrip SPV wordt gezien als een MPV.

BTW-heffing bij een SPV

In geval van een SPV wordt de btw geheven op het moment van uitgifte en bij iedere doorverkoop van de SPV. Immers bij een SPV staat op het tijdstip van de uitgifte vast waar de onderliggende prestatie aan btw is onderworpen en hoeveel btw is verschuldigd over deze prestatie. De maatstaf voor heffing het voor de voucher betaalde bedrag.

Dit heeft consequenties voor de financiële administratie, omdat op voorhand berekend moet worden welke BTW van toepassing zal zijn bij het toekomstig gebruik van de SPV. Bij het inleveren van de voucher is geen BTW meer verschuldigd (er is geen dubbele heffing). Degene die de SPV accepteert als derde partij wordt geacht een prestatie te hebben geleverd aan de uitgevende partij en niet aan degene die de voucher inwisselt. De acceptant hoeft dus geen BTW te berekenen over het aandeel van de bon in de totale transactie, hetgeen voorheen begrepen was in de geleverde dienst of product.

BTW heffing bij een MPV

Bij een MPV wordt bij de uitgifte / verkoop ervan geen BTW geheven en dat blijft zo. Op dat moment is namelijk niet met zekerheid vast te stellen welk tarief van toepassing is.

Bij het (gedeeltelijk) inwisselen van de MPV wordt de BTW geheven bij het gebruik ervan. Het gebruikte bedrag wordt gezien als het bruto bedrag inclusief BTW. En normaliter wordt de BTW dat begrepen is in de onderliggende waarde van het product afgedragen. Deze verwerkingswijze is gelijk aan de beschouwing van de MPV als waardepapier.

De nieuwe regels bepalen verder dat als een MPV wordt verkocht door een derde partij die niet gelijk is aan degene die de kaart accepteert, alle vormen van dienstverlening door deze verkopende partij, zoals distributie, reclame, promotionele acties, zijn onderworpen aan de BTW. Over de commissies of andere bedragen die in rekening worden gebracht door distributeurs aan uitgevers, moet BTW berekend worden. Het is voor deze groep van belang dat daarmee ineens ook de betaalde BTW volledig aftrekbaar wordt, wat tot op heden een forse kosten post is.

De nieuwe regels hebben geen betrekking op situaties waarbij een MPV niet wordt ingewisseld, terwijl de verkoper van de MPV de voor de voucher ontvangen vergoeding wel mag houden. Daarnaast mogen, volgens de bij de nieuwe Richtlijn behorende ‘overwegingen’, de nieuwe regels niet leiden tot wijzigingen in de BTW-behandeling van vervoerbewijzen, toegangskaartjes voor bioscopen en musea, postzegels en dergelijke.

Wft

Er lijkt niet te zijn gekeken naar de Wft. In de nieuwe wetgeving is namelijk niet geregeld hoe gehandeld moet worden als een SPV wordt verkocht door een andere partij dan de uitgevende partij. Ook voor elektronisch geldinstellingen die producten uitgeven die kwalificeren als SPV is er een aanvullend risico. Immers volgens de Wft moeten uitgegeven elektronische tegoeden binnen 5 dagen na uitgifte worden veilig gesteld in een stichting klantgelden of via andere verzekering. En wel tegen de te verwachten uitstroom van geldmiddelen, doorgaans door de toezichthouder gesteld op 100%. Dit kan dus betekenen dat de uitgever de BTW voortaan vooruit moet betalen en de vraag is of dit verrekend mag worden met de te treffen voorziening / verplichting in de balans. Voor zo ver ons bekend is dit niet geregeld.

Consequenties

Voor de uitgevende organisaties van SPV’s die onder het bereik van de Wft vallen (financieel product) is het de vraag of de vooruit te betalen BTW verrekend mag worden met de veilig te stellen middelen.Als dat niet is toegestaan, dan zullen de uitgevers de af te dragen BTW moeten financieren tot het moment dat de voucher is besteed. Dit werkt fors kostenverhogend.

Voor acceptanten van SPV’s moet duidelijk zijn dat bij de acceptatie geen BTW meer berekend hoeft te worden. De kassasystemen, maar ook de personeelsleden dienen hierop voorbereid te zijn.

Voor de acceptanten die zowel SPV’s en MPV’s accepteren, moet in de kassasystemen onderscheid worden gemaakt. Immers bij de besteding van de SPV is al eerder BTW afgedragen en bij de besteding van de MPV niet. De vraag is of in de praktijk, deze onderscheiden door winkeliers en hun medewerkers worden begrepen. Het betekent ook dat BTW afdracht op basis van de omzet, zoals door sommige kleinere winkeliers gebeurt, niet meer mogelijk is. Anders is er de kans dat er twee keer BTW in zit.

De regelgeving is zo technisch van aard, dat een goede voorbereiding hierop van belang is, zowel in de kassasystemen als voor medewerkers.

Het credo ten aanzien van belastingen is wat ons betreft: leuker kunnen we het niet maken, maar wel nog ingewikkelder! Benieuwd wat deze nieuwe regels voor jouw organisatie betekenen? Neem contact met een van ons op door een bericht te sturen via linkedin.

Deze blog is geschreven op ons beider persoonlijke titel.

  • Sandor is werkzaam als registeraccountant bij CROP (www.crop.nl).
  • Hans is werkzaam als adviseur Belangen en Beleid bij INretail
    (www.inretail.nl)

Het verantwoorden van een cadeaukaart door een retailer

Het verantwoorden van een cadeaukaart in de financiële verslaggeving van een uitgever blijkt complex. Het wordt ook een steeds belangrijker onderwerp, aangezien de verkoop van cadeaukaarten steeds breder wordt en ook fors groeit(1). Voor retailers zijn cadeaukaarten interessant, omdat 61% van de houders het dubbele van het tegoed op de cadeaukaart uitgeeft. In dit artikel wordt uitgegaan van de retailer die een eigen cadeaukaart verkoopt. Hierdoor wordt de problematiek beperkt tot cadeaukaarten in een besloten netwerk en wordt in dit artikel geen aandacht besteed aan de verslaggevingsregels die van toepassing kunnen zijn op cadeaukaarten die onder toezicht staan, elektronisch geld zijn of worden uitgegeven door of in samenwerking met banken.

Wat de verslaggeving rondom cadeaukaarten complex maakt is, dat er geen uniforme verslaggevingsregels zijn voor de omzet van de cadeaukaart en van de niet bestede tegoeden (saldi die door consumenten niet worden gebruikt).

Tijdsverschil tussen verkoop van de cadeaukaart en de besteding er van
Op het moment dat een retailer een cadeaukaart verkoopt, wordt geld uitgewisseld voor een cadeaukaart. Over het algemeen wordt de cadeaukaart later, na een aantal weken of maanden besteed voor een dienst of product. Dus in plaats van het verantwoorden van omzet uit hoofde van de verkoop van een cadeaukaart, moet de retailer een uitgestelde opbrengst op zijn balans als verplichting opnemen. Bij besteding van deze cadeaukaart wordt de verplichting verlaagd met de waarde van de dienst of het product dat de houder van de cadeaukaart heeft ontvangen en verwerkt als omzet. De kosten van het product of dienst worden ten tijde van de besteding van de cadeaukaart als kostprijs of inkoopwaarde van de omzet (de vrijval van de verplichting) verantwoord (matching van opbrengsten en kosten).

Derdengelden
Voor de retailer is er geen verplichting om de gelden aan te houden op derdenrekeningen. Bij een faillissement van de retailer zijn deze gelden onderdeel van de failliete boedel, zoals bijvoorbeeld bij Freerecordshop en later bij V&D is gebeurd. De houder van de cadeaukaart is dan concurrent schuldeiser en is, vrij vertaald, zijn of haar tegoed op de cadeaukaart kwijt. Hoewel niet verplicht, is het aan te bevelen om dergelijke gelden veilig te stellen, zodat bij een faillissement de houder van de cadeaukaart in elk geval (een deel van) het tegoed kan opvragen.

Uitgestelde opbrengst / verplichting
Het tijdsverschil tussen aankoop en besteding maakt ook de verantwoording van de uitgestelde verplichting complex. Rond de feestdagen neemt de aankoop sterk toe in relatie tot andere maanden en neemt de besteding in de maanden erna ook toe. Door een toenemende markt, het tijdsverschil en de niet bestede tegoeden, ontstaan diverse variabelen die het lastig maken om de uitgestelde verplichting goed te bepalen.

Niet bestede tegoeden
Niet bestede tegoeden kunnen een materieel onderdeel vormen van de bedrijfsopbrengsten. Het creëert ook aanvullende verslaggevingsproblemen. Zoals bijvoorbeeld, wanneer stel ik vast dat de cadeaukaart niet of niet volledig wordt besteed? In sommige gevallen is dat de datum waarop de kaart niet meer geldig is, maar als deze geldigheidstermijn langer is dan het wettelijk vereiste van 5 jaar, dan zou ook automatisch 5 jaar gekozen kunnen worden. Immers formeel is er dan geen plicht meer om de besteding te honoreren, maar zou het uit coulance wel kunnen.

Een andere vraag is echter in hoeverre nu sprake is van een verplichting ten aanzien van het tijdsverschil tussen verkoop en de uitblijvende besteding? Immers de Richtlijnen voor Jaarverslaggeving (RJ) schrijven voor dat een verplichting als schuld wordt opgenomen als deze vaststaat en gewoonlijk door betaling wordt afgewikkeld. Maar een cadeaukaart is nu juist bedoeld om door te geven aan een ander dan degene die de verbintenis is aangegaan en het is onzeker of de uitgestelde verplichting ook daadwerkelijk zal leiden tot een uitgaande geldstroom c.q. tot de levering van de dienst of het product.

Om die reden biedt de definitie van de voorzieningen betere uitkomst. Immers kenmerkend voor de voorziening is de relatief grote mate van onzekerheid met betrekking tot het tijdstip van afwikkeling en de volledigheid van afwikkeling van de verplichting (wat dus anders is dan bij een schuld). Volgens de RJ mag een voorziening worden gevormd als sprake is van een in rechte afdwingbare verplichting of een feitelijke verplichting, waarbij de waarschijnlijke uitstroom van middelen betrouwbaar te schatten is.

In het geval dat een retailer in staat is om de toekomstige niet besteedbare tegoeden betrouwbaar te schatten, dan mag zij hiermee rekening houden in de bepaling van de totale voorziening van de te verwachte besteding van cadeaukaarten. In dat geval mag zij in de opbrengsten rekening houden met de toekomstig niet bestede tegoeden. Middels betrouwbare statistische gegevens zal de retailer een betrouwbare schatting moeten maken van de toekomstig niet bestede tegoeden. Kan een retailer geen betrouwbare inschatting maken, dan mag het niet bestede deel pas als omzet worden verantwoord als er formeel geen verplichting meer is, de facto na afloop van de geldigheid of na het wettelijke vereiste van 5 jaar, rekening houdend met coulance.

Indien een retailer niet bestede tegoeden op basis van betrouwbare schatting wil verwerken als opbrengsten, dan is het aan te bevelen om dit te doen onder de “Overige Opbrengsten”, om het beeld van de Netto-omzet niet te beïnvloeden.

Conclusie
Er zijn geen specifieke regels voor de verslaggeving van cadeaukaarten die door retailers worden verkocht, al biedt de RJ wel duidelijke aanknopingspunten ten aanzien van de uitgestelde opbrengsten / verplichtingen. Ook is het mogelijk om toekomstig niet-besteedbare tegoeden te verwerken als overige opbrengsten, mits deze goed kan worden ingeschat op basis van betrouwbare statistische informatie vanuit het verleden. Voor cadeaukaarten die onder toezicht staan moet rekening gehouden worden met specifieke juridische regels waarvan de basis ligt in de Wet financieel toezicht.

Wil je meer weten over verslaggeving rondom cadeaukaarten? Stuur me dan een reactie.

Deze blog heb ik op persoonlijke titel geschreven.

Sandor Kemper

(1) Gfk, “Aantal verkochte cadeaukaarten stijgt”, 13-12-2016

Samenstellingsverklaring ondergewaardeerd?!

Er is veel te doen over de samenstellingsverklaring. Sommigen beweren dat de samenstellingsverklaring nutteloos en onduidelijk is en dat deze geen enkele zekerheid geeft. Anderen zijn van mening dat de samenstellingsverklaring wel degelijk waarde heeft voor de gebruikers van jaarrekeningen. Wat mij betreft hoog tijd om eens de achtergronden van de samenstellingsverklaring onder de loep te nemen en vast te stellen wat nu toch de waarde is van de samenstellingsverklaring.

Theoretische achtergrond
Op alle opdrachten van accountants zijn de zogeheten controlestandaarden van toepassing. De controlestandaarden worden grofweg onderverdeeld in opdrachten waarbij zekerheid wordt verstrekt en opdrachten die verwant zijn aan assurance opdrachten waarbij geen zekerheid wordt verstrekt. Een opdracht voor het samenstellen van financiële informatie wordt gerekend tot opdracht waarbij geen zekerheid wordt verstrekt. In de samenstellingsverklaring wordt dit weergegeven met de tekst: “Op basis van de ons verstrekte gegevens hebben wij de jaarrekening samengesteld onder toepassing van de grondslagen voor financiële verslaggeving zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 van het in Nederland geldende Burgerlijk Wetboek (BW).”.

Voor de accountant is het doel van een samenstellingspdracht dat hij of zij de financiële informatie van een cliënt verzamelt, verwerkt, rubriceert en samenvat tot een financieel overzicht. Bijvoorbeeld een jaarrekening die voldoet aan de verslaggevingseisen (doorgaans Titel 9 Boek 2 BW en Richtlijnen voor Jaarverslaggeving). Ook al verstrekt de accountant geen zekerheid, kunnen de gebruikers van de jaarrekening wel enige toegevoegde waarde ontlenen aan de betrokkenheid van de accountant. Immers hij of zij is deskundig en een specialist op verslaggevingsgebied. Ook is de accountant op basis van de verordening gedragscode verplicht om dergelijke werkzaamheden te verrichten met professionele deskundigheid, zorgvuldigheid, integriteit en objectiviteit.

Bij het samenstellen van een jaarrekening moet de accountant een globaal beeld krijgen van de activiteiten van de onderneming of organisatie waarover wordt gerapporteerd. Immers de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling dienen hierop aan te sluiten. Ook het verslaggevingsmodel dient aan te sluiten op de activiteiten. Op basis hiervan wordt de financiële verslaggeving inzichtelijk gemaakt voor de gebruiker van de jaarrekening. De accountant moet dus vaststellen of de gebruikte grondslagen gebruikelijk zijn en bijdragen aan een passende jaarrekening, gegeven de onderneming.

De accountant hoeft geen controlewerkzaamheden uit te voeren. Ook hoeft hij de interne organisatie niet te beoordelen of te controleren. Als de accountant echter constateert dat hij onjuiste, onvolledige of onbevredigende informatie ontvangt, dan moet hij juist wel nader onderzoek plegen door bij de leiding van de onderneming of organisatie inlichtingen in te winnen om de betrouwbaarheid en volledigheid van informatie vast te stellen. Ook zal hij dan eventueel interne beheersingsmaatregelen moeten beoordelen of toetsen en moeten wellicht verificatewerkzaamheden worden verricht. Als de accountant dan nog steeds geen bevredigende antwoorden heeft, dan moet deze overwegen om de opdracht terug te geven.

Wat verder nog een rol speelt is de vaststelling door de accountant of de jaarrekening of de opzet ervan toereikend is en of de jaarrekening vrij van afwijkingen van materieel belang lijkt te zijn. Hierbij ligt de aandacht vooral op de juiste hantering van grondslagen en eventuele onvolledige of onjuiste toepassing of vermelding ervan. Als de accountant afwijkingen van materieel belang constateert, dan moet deze overleggen met de cliënt inzake de noodzakelijke aanpassingen. Als de aanpassingen niet worden aangebracht en het financieel overzicht c.q. de jaarrekening niet wordt aangepast en daardoor als misleidend kan worden aangemerkt, dan moet de accountant zijn opdracht teruggeven.

En dus toch enige zekerheid?
Op basis van bovenstaande dus in elk geval de zekerheid dat de jaarrekening voldoet aan de van toepassing zijnde wetgeving en jaarverslaggevingsrichtlijnen en dat de gebruikte waarderings- en resultaatbepalingsgrondslagen gebruikelijk zijn. En bovendien, ook al hoeft de accountant geen controlewerkzaamheden uit te voeren, hij moet zich er wel van overtuigen dat hij juiste, volledige en bevredigende informatie ontvangt. In de praktijk worden daarom wel degelijk werkzaamheden verricht om vast te stellen dat dit ook zo is.

Naar mijn mening zou het verklaringenstelsel dan ook moeten worden aangepast. De samenstellingsverklaring geeft op basis van bovenstaande een lage mate van zekerheid. In die zin ligt het voor de hand om bij de soorten accountantsverklaringen het volgende model te hanteren:

  • samenstellingsverklaring = lage mate van zekerheid (toets op opzet van interne beheersing)
  • beoordelingsverklaring = gemiddelde mate van zekerheid (toets op opzet en bestaan interne beheersing)
  • controleverklaring = hoge mate van zekerheid (>= 95,4%, toets op opzet, bestaan en werking interne beheersing)

Uiteraard mogen samenstellingsverklaringen dan uitsluitend door accountants (zowel AA’s als RA’s) worden afgegeven.

Tijd voor fraude!

In deze roerige tijden van banenverlies, teruglopende koopkracht, dubbele lasten vanwege een onverkoopbaar geworden huis, is de kans dat mensen op zoek gaan naar geld groter dan in een situatie van hoogconjunctuur. In veel middelgrote en kleine organisaties is functiescheiding beperkt mogelijk. Er wordt in MKB omgevingen vooral op medewerkers vertrouwd, met soms alle gevolgen van dien. Bij grote ondernemingen geeft de omvang op zich vaak al mogelijkheden. Fraudeurs zijn vaak creatief. In dit korte artikel zijn een aantal tips opgenomen om het risico van fraude te beperken.

Betalingsverkeer en administratie goed organiseren

Als de controller of administratief medewerkers alle toegang hebben tot de financiële systemen en ook nog betalingen kunnen verrichten, is het eenvoudig om ongeautoriseerd geld aan de onderneming te onttrekken, zonder dat de onderneming een tegenprestatie ontvangt. Het risico bestaat dat tijdelijk de bankgegevens van een leverancier in het crediteurenbestand wordt gewijzigd. Vervolgens is het mogelijk om een fictieve of vervalste factuur zelf in te boeken, te betalen aan een andere bankrekening dan die van de leverancier en vervolgens het terugzetten van de oorspronkelijk gegevens in het crediteurenbestand.

En dus wat te doen? De volgende maatregelen helpen in elk geval:

  • Zorg ervoor dat wijzigingen in de stambestanden worden vastgelegd in de logging van de software. Zo kan altijd achteraf worden vastgesteld wie veranderingen heeft aangebracht. Hiervoor geldt overigens wel als randvoorwaarde dat medewerkers inlognamen en passwords echt niet van elkaar kennen. Anders valt immers niet aan te tonen wie nu werkelijk de wijzigingen heeft aangebracht.
  • Breng minimaal scheiding aan tussen degene die betalingen kan klaarzetten voor betaling en degene die daadwerkelijk de betalingen verricht. De laatste controleert (steekproefsgewijs) aan de hand van de originele facturen of het bankrekeningnummer en het bedrag overeenstemt met de klaargezette betalingen.
  • Analyseer medewerkers op veranderd gedrag. Fraudeurs vallen nog wel eens door de mand door ineens hun bestedingspatronen aan te passen en dat af te doen alsof ze een loterij hebben gewonnen.
  • Staat er een sticker op de inkoopfactuur dat het bankrekeningnummer is gewijzigd? Controleer dat dan aan de hand van informatie in de kamer van koophandel of pleeg een telefoontje ter bevestiging.
  • Creditnota’s onterecht verantwoorden is ook een mogelijkheid om middelen aan de onderneming te onttrekken, dus wees daar alert op.
  • Een saldobevestiging opvragen bij crediteuren inzake recente leveringen vanuit de verkoopstatistiek van de leverancier en die vergelijken met de eigen administratie.
  • Leg betalingsbevoegdheden bij de bank goed vast. Laat altijd een 4-ogen principe toepassen (minimaal 2 personen die betrokken zijn bij het verrichten van betalingen).

Leiderschap

Wat uiteraard ook helpt, is een leiderschapstijl en een cultuur dat voorkomt dat fraude wordt gepleegd. Immers als managers voorbeeld gedrag vertonen en ook integer handelen, is de kans op fraude kleiner, zo blijkt uit onderzoek. Het stimuleren van ethisch gedrag en het aantrekken van medewerkers die voldoen aan normen en waarden die daar bij passen, voorkomt fraude en schandalen. Immers dergelijke medewerkers willen niet eens werken bij ondernemingen waar fraude heeft plaatsgevonden.

En om dat te benadrukken is het natuurlijk ook mogelijk om in de arbeidsvoorwaarden of directierichtlijnen te vermelden wat de sancties zijn op interne criminaliteit, waaronder fraude. Al vind ik deze maatregel persoonlijk wat negatief. Het veronderstelt per definitie negatief gedrag van mensen. Bij positief gedrag vanuit waarden, zal fraude minder voorkomen.

Bezuinigen op controle?

In tijden van bezuinigen ligt het voor de hand om vooral te snijden in overhead en in stafafdelingen. De bezettingen van interne controle afdelingen, maar ook de budgetten voor externe deskundigen als accountants staan onder druk. Terwijl goed functionerende interne controle afdelingen en externe accountants in staat zijn om risico’s te signaleren op fraudegebied. Een goede controle heeft ook altijd aandacht voor frauderisico’s. Met andere woorden, bezuinigen in deze tijd moet, maar besteed wel voldoende om frauderisico’s te voorkomen. Zeker als de organisatie is veranderd en aangepast is het goed om vast te stellen of er geen ongewenste functievermengingen bestaan, of dat medewerkers toegang hebben gekregen tot bestanden die niet noozakelijk zijn voor hun (eventueel aangepaste) functie.

En als aanvullende tip: zorg ervoor dat er voldoende oogtoezicht is vanuit lijnmanagement op de werkvloer. En als het dan toch een keer voorkomt: daadkrachtig optreden in overeenstemming met de ethische waarden verkleint de kans op herhaling.

En tot slot, resultaatafhankelijke bonussen of sterk financiële prestatieprikkels zorgen er per definitie voor dat er de tendens is om resultaten of te behalen resultaten zo hoog mogelijk worden verantwoord.

 

Samenstellen en controleren van jaarrekeningen; kan dat?

Sinds de affaires rondom Enron, Parmalat, US Foodservice en een aantal andere zaken is de regelgeving voor de dienstverlening door registeraccountants van steeds meer regels voorzien. Een van de onderwerpen in dat kader is de onafhankelijkheid van de controlerend accountant en de mate waarin de controlerend huisaccountant aanvullende diensten kan of mag verrichten. Die aanvullende diensten of adviezen mogen er niet toe leiden dat de controlerend accountant zijn eigen diensten of adviezen controleert. Dit is namelijk een ernstige bedreiging voor de onafhankelijkheid bij de totstandkoming van het oordeel in de controleverklaring. En bovendien als een accountantsorganisatie de jaarrekening samenstelt en controleert dan zou de schijn kunnen worden gewekt dat sprake is van de schijn van zelftoetsing.

Nu is het over het algemeen zo dat niet alle MKB ondernemingen een medewerker of de kennis in huis hebben, die zelfstandig een jaarrekening kan samenstellen. In het algemeen verwachten MKB ondernemers of kleinere organisaties ook bij accountantskantoren one-stop shopping. Ofwel, het liefst heeft men een organisatie waar alle financiële dienstverlening, waaronder accountancy, fiscaliteit en aanverwante diensten worden ingekocht. Met andere woorden, een deel van de markt vraagt om de combinatie van het samenstellen en controleren van jaarrekeningen. De vraag vanuit de markt kan worden gesteld in hoeverre het samenstellen en controleren van jaarrekeningen mogelijk is binnen de regelgeving die voor accountants en accountantsorganisaties gelden?

De controlestandaarden die gelden voor accountants maken onderscheid tussen het verstrekken van zekerheid en diensten die niet leiden tot het verstrekken van zekerheid, waaronder de samenstelopdrachten. Nadere voorschriften voor onafhankelijkheid geven het onderscheid weer tussen het traject van salidbalans tot jaarrekening, administratieve dienstverlening en het samenstellen van een jaarrekening. Al met al wat verwarrend, aangezien de drie genoemde activiteiten sterk verwant zijn aan het komen tot een jaarrekening. Sommige accountants duiden ook op het opstellen van de jaarrekening, waarmee wordt bedoeld het op basis van de door de klant uitgewerkte kolommenbalans verwerken tot een jaarrekening, zonder dat cijfermatige aanpassingen worden doorgevoerd. Eigenlijk een aanvullende service. Dit opstellen van de jaarrekening is niet als zodanig opgenomen in de regelgeving voor accountants. Dit moet altijd worden gezien als het samenstellen van de jaarrekening. Immers een accountant wordt ook dan ingeschakeld vanwege zijn deskundigheid op het gebied van externe verslaggeving.

De meest duidelijke vorm is dat de klant vraagt om het samenstellen van de jaarrekening op basis van de intern opgeleverde cijfers en onderliggende dossiers. Wellicht is de expertise in huis bij de klant of misschien ook niet. Op zich niet zo relevant. Als de klant zelf de verantwoordelijkheid draagt voor de cijfers en ook voldoende kennis heeft om de cijfers te begrijpen, houdt mijn inziens niets tegen om de controlerend accountant c.q. de accountantsorganisatie de jaarrekening te laten samenstellen. De controlerend accountant stelt naar mijn idee vast of er een bedreiging bestaat voor zijn onafhankelijkheid, het risico van zelfcontrole, het risico van het maken van fouten.

Het wordt lastiger als de gecontroleerde onvoldoende kennis heeft van de cijfers en de controlerend accountant materiële correcties heeft geconstateerd tijdens zijn controlewerkzaamheden. In dat geval lijkt het mij voor de hand liggen dat de accountantsorganisatie maatregelen treft dat het controleteam gescheiden is van de medewerkers die betrokken zijn bij het samenstellen van de jaarrekening. In dat geval heeft de accountantsorganisatie de schijn van onafhankelijkheid tegen. Echter als de accountantsorganisatie zelf aantoont dat zij voldoende maatregelen heeft genomen om zelfcontrole te voorkomen, is er geen belemmering om zowel een jaarrekening samen te stellen als te controleren.

De criteria die naar mijn mening moeten worden beoordeeld door de controlerend accountant zijn:

  • vaststellen in hoeverre de cliënt in staat is cijfers te interpreteren en daar de verantwoordelijkheid voor te dragen;
  • de bereidheid van cliënten om (materiële) correcties door te voeren;
  • de complexiteit van de onderneming en de bijbehorende externe verslaggeving;
  • het wegnemen van de bedreiging van zelfcontrole.

Uiteraard zou het scheiden van het controleren van de jaarrekening en het samenstellen er van leiden tot hogere administratieve lasten voor de MKB-onderneming. Immers als 2 accountantsorganisaties worden ingeschakeld, maken die geen gebruik van elkaars dossiers en kennis. Dit betekent meer kosten voor de ondeneming en meer inspanningen om 2 accountantsorganisaties te voorzien van informatie.

Mijn conclusie is dan ook dat samenstellen en controleren van de jaarrekening onder de genoemde voorwaarden in het MKB zeker mogelijk is. De controlerend accountant moet zelf oordelen of dat in de desbetreffende situatie mogelijk is en zelfcontrole wordt voorkomen. Voorop staat dat de kwaliteit van het werk van de accountant, of dit nu de accountant die de jaarrekening samenstelt is of de controlerend accountant.

Fondsenwerving transparant, een update

Vanaf 2012 méér eisen aan transparantie en fondsenbestuurders.

Vanaf volgend jaar moeten fondsenwervende instellingen voldoen aan strengere en uitgebreide regels voor wat betreft hun financiële verslaglegging. Een administratieve uitdaging met consequenties voor bestuurders, maar ook een proactief antwoord op de toenemende kritiek op ‘goede doelen’.

De belangrijkste wijziging is wellicht de verplichting om jaarlijks een balans van baten en lasten op te maken en deze, ondertekend door alle bestuurders, tijdig te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Bestuurdersaansprakelijkheid
Fondsenwervende instellingen die transparant willen zijn moeten overwegen de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 650 “Fondsenwervende Instellingen” toe te passen en ook conform deze Richtlijn te publiceren. Het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) stelt RJ 650 zelfs verplicht om het CBF keurmerk te mogen gebruiken. Ook deze richtlijn zal binnenkort worden vernieuwd.
http://CT-Fondsenwerving-63317-bit.ly/kzM4L2
Hebt u interesse in het volledige artikel over de nieuwe eisen aan transparantie van bestuurders en voorkomen van witwassen? Neem dan contact met mij op via het contactformulier op deze site.

Meer weten?
Volg ook de LinkedIn groep Kenniscentrum Fondsenwervende Instellingen accon■avm door hier te klikken.

Succesvol acquireren

Op Sprout staat een aardig artikel over acquisitie. Ofwel in 6 stappen zou het mogelijk moeten zijn om meer klanten te werven. Dat klanten werven niet eenvoudig is en echt een vak is wordt naar mijn idee zwaar onderschat. Het is immers lastig om in te schatten waarom degene aan de andere kant van je tafel bepaalde keuze’s maakt. Is het de prijs, kwaliteit, toegevoegde waarde, aandacht of het product of de dienst? En hoe serieus is de koper? In welke fase van het koopproces zit deze persoon of organisatie? Oriënterend? Al besloten om te kiezen voor een andere leverancier? Wie zou hij of zij nog meer gevraagd hebben? Of nog mooier; is degene die aan de andere kant van de tafel zit wel de uiteindelijke beslisser? Kortom acquistie plegen is geen eenvoudige opgave. En als je de klant voor je hebt gewonnen, moet je natuurlijk je afspraken nakomen en ook uitstekende service verlenen.

Een paar dingen staan vast. Blijf altijd jezelf en authentiek. Zoek ook naar partijen waar je zelf bij past. Dat vergroot de kans op succes. Oprechte aandacht is het meest belangrijk. En leg het niet te dik er bovenop dat je graag zaken wlt doen. Dat zal de potentiële koper altijd al begrijpen. Deze vraagt zich steeds af waarom hij of zij nu juist voor jou moet kiezen. Met andere woorden wat maakt je uniek? Waarmee onderscheid je je van anderen? In het artikel van Sprout staan naar mijn idee aardige tips over acquisitie.

Klik hier voor het volledige artikel.

Een goede controle levert geld op!

Gebaseerd op artikel uit Wall Street Journal d.d. 13 januari 2011
Uit onderzoek in de Verenigde Staten is gebleken dat accountantscontrole geld oplevert. Zelfs kleine ondernemingen die niet wettelijk controleplichtig zijn merken dat hun financieringsaanvragen makkelijker gaan als hun financiële overzichten zijn gecontroleerd of als een registeraccountant betrokken is geweest bij het opstellen van dergelijke overzichten. Ook krijgen gecontroleerden betere financieringscondities. Dit sluit min of meer wel aan bij de Basel regulering die van toepassing is op banken. Uit het onderzoek door University of Chicago Booth School of Business blijkt dat de rentelasten gemiddeld per lening lager zijn dan bij leningen aanniet gecontroleerde ondernemingen. Het voordeel is berekend op USD 6.900 bij leningen tot USD 1,0 miljoen tot USD 23.000 bij leningen van USD 3,3 miljoen. Klik hier voor het betreffende artikel. In Europa zal zich hetzelfde effect gaan voordoen, na de invoering van Basel 3, zo verwacht ik.

Een goede controle levert echter meer op dan een lagere rente. Een registeraccountant die zijn vak goed uitoefent, is kritisch ten aanzien van de inrichting van de administratieve organisatie en de interne beheersingsmaatregelen die zijn cliënt heeft getroffen, of juist niet. Vanuit deze natuurlijk (positief) kritische houding komen adviezen voort. Aan het einde van de tussentijdse controle brengt een registeraccountant een management letter uit. Hierin worden de door de registeraccountant geconstateerde risico’s die de onderneming loopt weergegeven. Meestal volgen dan aanbevelingen om te komen tot een verbeterde interne organisatie. En dat levert dus behalve geld, nog meer op. Namelijk een efficiëntere of beter beheerste onderneming.

Ook hebben registeraccountants over het algemeen uitstekende kennis van ondernemingsfinanciering en hebben ze een goede ‘voelsprieten’ voor fiscale kansen en bedreigingen. Dus als de registeraccountant aandacht besteedt aan zijn cliënten, dan levert dat per definitie kansen op. En dus zouden ondernemingen juist hun financiële processen moeten laten controleren!

Kenmerken van een goede adviseur

Op www.businesscompleet.nl staat een aardig artikel over de kenmerken van een goede adviseur. Dit artikel geeft weer even wat input voor zelfreflectie en om je af te vragen of je daar zelf ook daadwerkelijk aan voldoet. Ik durf te stellen dat het nog steeds aardig goed zit (als je je niets verbeeld, ben je ook niets……). Voor het artikel zelf: http://www.businesscompleet.nl/kennisbank/kennisbank/Ondernemen/3303-9-kenmerken-van-een-goede-mkb-adviseur.html